سنجش ميزان موفقيت پروژه

احسان نجابت

محقق و مدرس مرکز تحقيقات و توسعه مديريت پروژه

دانشجوي کارشناسي ارشد MBA

Nejabat@pmir.com

تهران ، خيابان کريم خان زند، نبش خردمند شمالي، پلاک 83، شرکت مديريت توسعه صنايع پتروشيمي

 

واژگان کليدي : پروژه موفق، ذي نفعان پروژه، قابليت هاي سازماني

 

چکيده:

اين نوشتار مدلي جهت سنجش ميزان موفقيت پروژه ارائه مي دهد. بدين منظور ابتدا موفقيت را معنا کرده و ابعاد اصلي آنرا تبيين مي نمايد. دو بعد مطلوبيت و تعمد به عنوان ابعاد اصلي موفقيت مطرح شده اند. بعد مطلويبت اشاره به ميزان تحقق انتظارات ذي نفعان دارد. براي سنجش اين انتظارات مدل جامعي ارائه شده است. بعد تعمد اشاره به اين واقعيت دارد که موفقيت بايد با برنامه ريزي و نيت قبلي حاصل شده باشد. لذا تحقق آن درگرو حضور سازوکارهاي مشخصي در پروژه مي باشد. به منظور بررسي وجود و کفايت اين سازوکارها مدل جامعي معرفي شده است.

 

مقدمه

با بي ثبات تر شدن محيط سازمان ها در اثر عوامل متعددي از قبيل سرعت تغيير تکنولوژي، افزايش رقابت و رشد جهاني شدن ديگر هيچ تضميني براي بقاي بلندمدت در بازار وجود ندارد. در شرايط کنوني تنها سازمان هايي دوام مي آورند که چالاک باشند و بتوانند با سرعت مناسب به الزامات محيطي پاسخ دهند. سازمانهاي پروژه محور پاسخي هستند به اين نياز. چراکه سختار پروژه اي سازمان را بسيار منعطف ساخته و اهداف را ملموس مي نمايد. هر زمان که سازمان احساس کند که پروژه از مسير موفقيت دور شده و براي سازمان ارزشي را حاصل نخواهد نمود بلافاصله مي تواند واکنش نشان دهد و مسير پروژه را تغيير دهد.

اما لازمست که سازمان بتواند با ابزاري مناسب ميزان موفقيت پروژه هاي خود را اندازه گيري نمايد. بدين منظور ضروري است که يک تعريف مشخص از موفقيت ارائه شود و روشي ساختاريافته جهت سنجش آن معرفي گردد. اين نوشتار به دنبال بررسي اين موضوع و ارائه مدلي جهت تحقق آن مي باشد.
موفقيت

موفقيت يک مفهوم پيچيده و کثيرالوجه مي باشد. افراد مختلف از اين مفهوم برداشت هاي متنوعي دارند. اما به راستي موفقيت به چه معناست؟ آيا موفقيت مفهومي وابسته به افراد و ديدگاه آنها مي باشد و هر فرد قرائت خاصي از آن دارد يا مفهومي مطلق است و فارغ از ناظر مي باشد؟

در فرهنگ هاي لغات مختلف معاني متنوعي براي موفقيت ارائه شده است. براي مثال English dictionary Idiomatic and synthetic مي گويد: «موفقيت يعني اين واقعيت که شما چيزي را که مي خواستيد و براي تحصيل آن تلاش کرده ايد را بدست آورده ايد» [1] و يا Macmillan English Dictionary  معتقد است که موفقيت يعني : «دستيابي به چيزي که براي آن برنامه ريزي کرده ايد يا تلاش نموده ايد»[2]. با بررسي اين تعاريف مي توان نقاط مشترکي را در معاني بيان شده مشاهده نمود :1. مطلوبيت 2. تعمدي بودن. بنابراين براي بررسي موفقيت ضرورت دارد که دو مبحث مطلوبيت و تعمد را مورد واکاوي قرار دهيم.

 

مطلوبيت

مطلوبيت به معناي مطابقت با انتظارات و خواسته ها مي باشد يعني هرچه انتظارات و خواسته ها بيشتر تحقق يابند مطلوبيت بيشتري حاصل مي گردد. بنابراين براي ارزيابي ميزان مطلوبيت يک کنش بايد انتظارات از آن کنش را مشخص کرده سپس ميزان تحقق آنها را ارزيابي کرد. در اينجا کنش مورد مطالعه ما پروژه مي باشد. پروژه اي که در يک سازمان پروژه محور به منظور تحقق مأموريت آن تعريف و اجرا شده باشد. لذا مي بايست براي بررسي ميزان مطلوبيت چنين پروژه اي ابتدا انتظارات از آن را شناخته و آنگاه ميزان تحقق هر يک را بررسي نماييم.

کليه موجوديت هايي که در دامنه اثرگذاري پروژه قرار مي گيرند به ازاء خدماتي که در راستاي تحقق آن پروژه ارائه مي نمايند انتظاراتي نيز دارند. لذا به منظور شناخت انتظارات موجود از هر پروژه بايد کليه موجوديت هايي را که آن پروژه به هر نحو بر آنها اثر مي گذارد را شناسايي کرد. در ادبيات مديريت به اين موجوديت ها ذي نفع (Stakeholder) گفته مي شود[3].پس بنابراين براي شناسايي انتظارات گام اول شناخت ذي نفعان مي باشد و براي شناخت آنها به يک مدل جامع از محيطي که پروژه ها در آن اجرا مي شوند نيازمنديم. براي دستيابي به اين مدل مي بايست فلسفه تولد پروژه ها و محيط آنها را مورد بررسي قرار دهيم.

 

فلسفه و محل تولد پروژه ها

اصولا سازمان ها به منظور تحقق بخشيدن به اهداف استراتژيک خود اقدام به تعريف و اجراي پروژه ها مي نمايند. يعني پروژه ها به نوعي سازوکار تحقق استراتژي ها در آن سازمان ها مي باشند. اينکار در ابتدا از طريق تدوين اهداف کلي سازمان بر اساس استراتژي و به دنبال آن تعيين سبد پروژه ها (پورتفوليو) و پس از آن تعريف برنامه ها و نهايتا طرح ريزي پروژه ها انجام مي پذيرد. سلسله مراتب فوق موجب مي شود که پروژه ها به طور کامل با استراتژي و مأموريت سازمان تراز گردند[4]. بنابراين از آنجاکه پروژه براي متولد شدن و همچنين اجرا نياز به سازمان متولي دارد ذي نفع نزديک و اصلي پروژه سازمان متولي آن مي باشد.

سازمان عبارتست از «يک موجوديت اجتماعي هدفمند که به صورت سيستم هاي ساختاريافته و تعمدي فعاليت ها طراحي شده و با محيط خود مرتبط مي باشد»[5]. اين موجوديت اجتماعي شامل دو نوع موجوديت مختلف مي باشد، مالکين(سهامداران) و کارکنان. مالکين افرادي هستند که به منظور ايفاي مأموريتي خاص سازماني را تاسيس مي نمايند و براي تحقق آن ماموريت عده اي را به استخدام در مي آورند که به آنها کارمند گفته مي شود. لذا اين دو موجوديت يعني سهامداران و کارمندان همواره براي ايجاد يک سازمان ضروري مي باشند. ممکن است در سازماني کوچک سهامداران خود به تنهايي کليه فعاليت هاي سازمان را اجرا نمايند، اين به معناي حذف موجوديت دوم نمي باشد بلکه حضور يک فرد در دو نقش را بيان مي دارد چراکه اين فرد در هر نقش انتظاراتي خاص و متفاوت را دارا مي باشد. بنابراين با توجه به اينکه ذي نفع اصلي پروژه سازمان مي باشد و سازمان از دو موجوديت سهامداران (مالکين) و کارکنان تشکيل مي شود مي توان نتيجه گرفت که اين دو، ذي نفعان اوليه پروژه محسوب مي گردند. بديهي است که کارکناني که هيچ گونه خدمتي به پروژه ارائه نمي نمايند از پروژه نيز انتظاري ندارند و لذا ذي نفع آن محسوب نمي گردند.

اما سازمان نيز به نوبه خود بر موجوديت هاي محيط خود تاثير مي گذارد. هر يک از اين موجوديت ها به ازاء خدمات ارائه شده به سازمان و به تبع آن پروژه، از آن انتظاراتي دارد. آقاي ريچارد دفت محيط سازمان را در ده بخش تعريف مي نمايد[6]. عمليات هر سازمان به نوعي بر اين ده بخش تاثير مي گذارد و آنها نيز بر عملکرد سازمان تاثير مي گذارند. پس موجوديت هاي حاضر در اين بخش ها هر يک به نوعي ذي نفع سازمان و به تبع آن پروژه محسوب مي گردند و ازآن به سهم خود انتظاراتي دارند. به منظور تمرکز بيشتر، بخش متافيزيک از بخش اجتماعي فرهنگي خارج شده و به طور مستقل مطرح گرديده است. لذا مدل اصلاح شده جديد 11 بخش خواهد داشت. اين يازده بخش عبارتند از: 1. بخش صنعت 2. بخش مواد اوليه 3. بخش بازار 4. بخش تکنولوژي 5. بخش شرايط اقتصادي 6. بخش متافيزيک 7. بخش دولت 8. بخش منابع انساني 9. بخش فرهنگي-اجتماعي 10. بخش بين المللي 11. بخش منابع مالي

 

اين ذي نفعان را مي توان در دو دسته  گروه بندي نمود. دسته محيط کاري و دسته محيط عمومي. ذي نفعاني که در کار روزمره پروژه تاثير مستقيم دارند را در دسته محيط کاري و آنهايي که ممکن است تاثير مستقيم در کار پروژه نداشته باشند اما به طور غير مستقيم بر آن تاثير مي گذارند را مي توان در دسته محيط عمومي قلمداد نمود[7].

پس به طور کلي مي توان ذي نفعان يک پروژه را در سه لايه بدين قرار تقسيم بندي نمود: 1. سازمان (شامل مالکين و کارکنان) 2. محيط کاري (شامل بخش هاي مواد اوليه، بازار، منابع انساني، بين المللي و صنعت) 3. محيط عمومي (شامل بخش هاي تکنولوژي، شرايط اقتصادي، متافيزيک، دولت و فرهنگي اجتماعي و منابع مالي)

حال که ذي نفعان پروژه را به صورت جامع شناسايي نموديم نوبت به بررسي انتظارات آنها از پروژه مي رسد. هر ذي نفع همواره برآورده شدن انتظارات خود را در يک موازنه سود – هزينه دنبال مي نمايد. به عبارتي انتظار هر ذي نفع چيزي نيست جز منفعتي برابر يا بيشتر از خدمتي که ارائه کرده است. بنابراين تحقق انتظار وي يعني تحصيل منفعتي که از منظر خود او برابر يا بيشتر از خدمتي است که ارائه کرده است. اين بدان معناست که انتظارات هر ذي نفع تنها و تنها زماني براورده مي شود که حداقل منفعتي که او را مجاب نمايد که خدمات مورد انتظار پروژه را ارائه نمايد به دست آورده باشد. اين حد منفعت را آستانه انتظارات مي ناميم.

لذا به منظور بررسي تحقق انتظارات هر ذي نفع بايد آستانه انتظارات وي را شناسايي نمود. براي مثال کارکنان تنها در قبال دريافت حداقل حقوق و شرايط کاري مشخصي حاضر به کار در پروژه مي باشند و يا دولت تنها در قبال دريافت ماليت مشخص و پيروي از قوانين وضع شده حاضر به ارائه خدمات عمومي و زيرساختي و همچنين ارائه مجوزهاي مورد نياز پروژه مي شود. البته اگر پروژه بالاتر از حد مذکور به ذي نفعي منفعت برساند مطلوبيت آن ذي نفع افزايش مي يابد اما اگر کمتر برساند هرگز پروژه خدمات مورد نياز خود را از ذي نفع مذکور بدست نخواهد آورد.

پس از شناسايي انتظارات بايد ميزان تحقق آنها را بررسي نمود. سنجش ميزان تحقق انتظارات نيازمند تعريف متريک هاي مناسبي مي باشد. اين متريک ها بايد متغيرهايي ملموس، قابل سنجش و قابل صحت سنجي باشند. همچنين ضروري است که از جامعيت کافي براي سنجش يک انتظار خاص برخوردار باشد. در جدول زير بر اساس مدل اصلاح شده دفت ذي نفعان، انتظارات هريک و متريک هاي سنجش صرفا جهت ارائه مثال آورده شده است:

لايه	بخش	ذي نفع	انتظارات
سازمان	مالکين	سهامداران	سود مالي
	کارکنان	کارکنان	رضايت شغلي
محيط کاري	صنعت	رقبا، صنايع مرتبط	رقابت سالم، رشد صنايع مرتبط
	مواد اوليه	تامين کنندگان	معامله رضايتمندانه
	منابع انساني	مراکز کاريابي، مراکز آموزشي و اتحاديه ها	بهره گيري از نيروهاي متخصص
	بين المللي	رقباي خارجي	رقابت سالم
	بازار	مشتريان	محصول با کيفيت
محيط عمومي	منابع مالي	سرمايه گذار	بازگشت سرمايه و سود
	تکنولوژي	مراکز تحقيقاتي	کمک به توسعه فن آوري
	شرايط اقتصادي	جامعه	کاهش بيکاري و تورم و افزايش رشد اقتصادي
	متافيزيک	خدا	اطاعت از فرائض ديني
	دولت	دولت	پرداخت ماليات و پيروي از قوانين
	فرهنگي	جامعه و محيط زيست	حفظ محيط زيست و رشد فرهنگي

شکل3. ذي نفعان و انتظارات آنها

بايد توجه داشت که براي ارضاي انتظارات يک ذي نفع نياز به استفاده از خدمات يک ذي نفع ديگر مي باشد. براي مثال براي اينکه ماليات به دولت داده شود يا حقوق به کارکنان پرداخت شود بايد منابع مالي توسط سرمايه گذار تامين گردد. يعني مجموع ورودي ها به پروژه با مجموع خروجي ها برابر مي باشد. در چنين سيستمي هيچگونه خروجي وجود ندارد و مجموع کل خدمات ارائه شده و منفعت هاي حاصله برابر مي باشد. به عبارت ديگر آنتروپي سيستم صفر بوده و سيستم بي درور مي باشد. پس بنابراين حداکثر مطلوبيت ايجاد شده توسط پروژه عبارتست از تحقق حداکثر انتظارات کليه ذي نفعان از پروژه. و پروژه اي که آستانه انتظارات کليه ذي نفعان را محقق سازد يک پروژه مطلوب مي باشد.

 

حال اگر مالکين سازمان متولي پروژه که در حقيقت مرجع اصلي تولد پروژه نياز آنها بوده است بخواهند ميزان مطلوبيت پروژه را سنجش نمايند بايد مساله را از ديد آنها بررسي نماييم. اما هرگز نبايد وجود ساير ذي نفعان و انتظارات آنها را فراموش نماييم. به طور کلي موفقيت را تحقق حداکثري انتظارات ذي نفعان معنا نموديم. از سوي ديگر بايد در نظر داشت که هر ذي نفعي به دنبال حداکثر نمودن مطلوبيت خود مي باشد. از آنجا که سيستم بي دررو مي باشد افزايش مطلوبيت يک فرد به معناي کاهش مطلوبيت ديگري مي باشد. با توجه به اينکه عدم تحقق آستانه انتظارات هر ذي نفع عدم دريافت خدمات مورد نياز از سوي او را به دنبال مي آورد و اين به معناي عدم تحقق کامل پروژه مي باشد،بنابراين حداکثر مطلوبيت هر ذي نفع زماني حاصل مي گردد که حداقل آستانه انتظارات سايرين محقق گردد. پس حداکثر مطلوبيت از ديد هر ذي نفع من جمله مالکين عبارتست از تحقق حداکثري انتظارات وي به همراه تحقق آستانه انتظارات سايرين.

از سويي ميزان تحقق انتظارات هر ذي نفع يعني ميزان منفعت بدست آمده براي او در مقايسه با هزينه مصرف شده توسط او. پس مي توان در عوض نمايش ميزان تحقق انتظارات، از دو معيار ميزان منفعت حاصله و ميزان هزينه پرداخت شده استفاده کرد. به منظور بررسي دقيق تر مي توان معيار هزينه را تجزيه کرده و هزينه مصرف شده براي هر ذي نفع را مجزا محاسبه نمود. بدين ترتيب براي هر ذي نفع چهار متغير را مي بايست بررسي نماييم : 1. هزينه آستانه انتظارات وي (PE) (به واحد هزينه مطابق طرح توجيهي، يعني از ديد مالکين) 2.انتظارات حاصله (EE) (درصد واقعي ضربدر هزينه آستانه انتظارات) 3. هزينه واقعي (AC) (مصرف شده براي آن ذي نفع توسط مالکين) .

بنابراين مطلوبيت حاصل شده کل برابر مجموع مطلوبيت هاي حاصل شده در ذي نفعان مي باشد. براي اهداف مقايسه اي مي توان از شاخصي به نام شاخص مطلوبيت استفاده نمود که بيانگر مطلوبيت حاصله در مقايسه با مطلوبيت مورد انتظار مي باشد. در صورتيکه بررسي عملکرد هزينه اي مورد نظر باشد مي توان از شاخص عملکرد هزينه اي سود برد. اين شاخص مطلوبيت حاصله را در مقايسه با هزينه مصرف شده مورد بررسي قرار مي دهد.از اين شاخص مي توان جهت شناسايي ذي نفعي که بيش از حد مورد انتظار منتفع شده است بهره برد.با توجه به مطالب فوق مي توان دو شاخص را تعريف نمود :

1. شاخص مطلوبيت = نسبت مجموع انتظارات حاصله به مجموع آستانه انتظارات
2. شاخص عملکرد هزينه اي = نسبت مجموع انتظارات حاصله به مجموع هزينه واقعي

 

بدان معناست که بايد فرايندهاي مشخصي جهت ارضا  انتظارات در پروژه مستقر شده باشد.

به ازاء هر متغير هدف مي بايست يک فرايند مشخص در پروژه مستقر باشد.

البته بديهي است که ممکن است برخي از متغيرهاي هدف توسط چند فرايند حاصل گردند و يا يک فرايند چند هدف را محقق سازد. فرايندهايي که به صورت ترکيبي يک هدف را پديد مي آورند ممکن است در طول يکديگر باشند (متوالي) يا در عرض هم (همزمان).

 

اما بررسي وجود يا عدم وجود يک فرايند مستقر در پروژه مي تواند کار مشکلي باشد. لذا ضروري است که يک مکانيزم کارا و همچنين مستدل و قابل اتکا براي اين بررسي طراحي گردد.

 

سنجش وجود يک قابليت سازماني

هر سازمان به منظور تحقق هر يک از متغيرهاي هدف خود سازوکارهاي مشخصي را بايد در پيش بگيرد. اين سازوکار ها در صورتيکه کارساز باشند يک توانايي مشخصي را در سازمان جهت تحقق آن هدف به وجود مي آورد. اگر چنين توانايي در سازمان موجود باشد نتايجي را در بر دارد که اين نتايج ارضا کننده آن هدف مي باشد.

بنابراين به منظور بررسي هستي سازوکار هاي مورد نظر در پروژه مي بايست نتايج آنها را به صورت مجزا بررسي نمود. به منظور سنجش اين نتايج بايد شاخص هايي را در نظر گرفت تا بتوان آنها را اندازه گيري نمود.

به منظور بررسي سازوکارهاي موجود در يک پروژه مي بايست از يک مدل جامع و کارامد استفاده نمود. در اين مقاله از مدل ارائه شده توسط انجمن مديريت پروژه امريکا که به عنوان PMBOK^® Guide معروف مي باشد استفاده مي نماييم. اين استاندارد سازوکارهاي زير را در قالب فرايندهاي مديريت پروژه مطرح مي سازد[8]. بديهي است که براي هر پروژه مشخص مي بايست اين فرايندها با انتظارات ذي نفعان تطبيق داده شوند و در صورت لزوم فرايندهايي افزوده و يا کسر گردند.

به منظور بررسي استقرار اين فرايندها کافيست وجود و کفايت خروجي هاي آنها را بررسي نماييم. استقرار يا عدم استقرار يک فرايند را نمي توان به صورت گسسته بررسي نمود بلکه يک طيف مي باشد. بدين معنا که ممکن است يک فرايند در يک پروژه به صورت ناقص، غير رسمي يا ناکارامد و يا با کارائي کم مستقر باشد. لذا اين بررسي بايد يک طيف را شامل گردد. به منظور پوشش اين نياز چهار سطح مختلف براي بررسي استقرار يک فرايند معرفي مي گردند. اين چهار سطح عبارتند از: 1. آگاهي 2. اجرا 3. رسميت 4. بهبود مستمر. معيارهاي تحقق هر سطح در جدول زير آورده شده است.

آگاهي	اجرا	رسميت	بهبود مستمر
§    آگاهي تيم پروژه از ضرورت وجود اين فرايند §    دانش مناسب فرايند مذکور	§    آگاهي تيم پروژه از ضرورت وجود اين فرايند §    دانش مناسب فرايند مذکور §    وجود خروجي هاي مختص فرايند مذکور	§    آگاهي تيم پروژه از ضرورت وجود اين فرايند §    دانش مناسب فرايند مذکور §    وجود خروجي هاي مختص فرايند مذکور بر اساس رويه مصوب §    وجود رويه مصوب چگونگي اجراي فرايند	§    آگاهي تيم پروژه از ضرورت وجود اين فرايند §    دانش مناسب فرايند مذکور §    وجود خروجي هاي مختص فرايند مذکور بر اساس رويه مصوب §    وجود رويه مصوب چگونگي اجراي فرايند §    وجود بررسي هاي دوره اي برنامه ريزي شده جهت بهبود رويه

بنابراين به منظور بررسي يک فرايند مي بايست ابتدا از آگاهي افراد مرتبط تيم پروژه از ضرورت وجودي آن فرايند اطمينان حاصل نمود. اينکار از طريق آزمون يا مصاحبه امکان پذير مي باشد. سپس بايد اجراي آن فرايند را بررسي نمود. يگانه معيار اجراي فرايند وجود خروجي هاي ملموس مورد انتظار مي باشد. نحوه بررسي بدين صورت مي باشد که ابتدا خروجي هاي نهايي فرايند بررسي مي گردند. اين بررسي از دو ديدگاه هستي و کيفي انجام مي گيرد. در مرحله سوم وجود متدولوژي يا رويه هاي مشخص و مصوب و مکتوب و همچنين عمل به آنها مورد بررسي قرار مي گيرد. فقدان هر يک از اين دو عامل عدم احراز اين سطح را بدنبال خواهد داشت. و در نهايت سطح بهبود مستمر مي باشد. در اين سطح بايد در پروژه نظامي مستقر باشد که کليه متدولوژي ها را به صورت منظم و نظامند مميزي نمايد و اصلاح نموده و اجرا نمايد. بديهي است که در صورت عدم احراز هر سطح بررسي پايان مي يابد و نيازي به بررسي سطخ بالاتر نمي باشد.

 

نتيجه

موفقيت پروژه را مي توان چنين تعريف نمود: «تحقق برنامه ريزي شده و تعمدي حداکثر انتظارات ذي نفعان پروژه». موفقيت يک حد کمينه دارد که پروژه محقق کننده آن حد يا فراتر از آن حد را مي توان موفق ناميد. اين حد را آستانه انتظارات نام نهاديم.

در يک سيستم بي دررو موفقيت يک مفهوم مجرد است و ديدگاههاي مختلف به آن صرفا نگاه به يک موجوديت از زواياي مختلف مي باشد.

 

منابع و مراجع

1. Idiomatic and Synthetic English Dictionary
2. Macmillan English Dictionary
3. Richard Daft, Essentials of Organizational theory and design ,USA, 2002,p 30
4. Project Management Institute, Organizational project management maturity model knowledge foundation, USA, 2003, P3,4
5. Richard Daft, Essentials of Organizational theory and design ,USA, 2002,p 5
6. Richard Daft, Essentials of Organizational theory and design ,USA, 2002,p 53
7. Richard Daft, Essentials of Organizational theory and design ,USA, 2002,pp 54-55
8. Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge, USA, 2004